Verwerkersovereenkomst WerfSelect – Eigen Leads

Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de overeenkomst tussen SLEPRAC BV, hierna “WerfSelect” of de “Verwerker”, en de onderneming die gebruikmaakt van WerfSelect, hierna de “Aannemer” of de “Verwerkingsverantwoordelijke”, voor zover WerfSelect persoonsgegevens van Eigen Leads in opdracht van die Aannemer verwerkt.

1. Doel en toepassingsgebied

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing voor zover WerfSelect persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Aannemer in verband met Eigen Leads.

Een Eigen Lead heeft dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden van WerfSelect. Voor deze verwerkingen bepaalt de Aannemer het doel waarvoor de prospect wordt uitgenodigd en de dienstverlening wordt gebruikt.

WerfSelect verwerkt de persoonsgegevens voor rekening van de Aannemer overeenkomstig deze Verwerkersovereenkomst, de hoofdovereenkomst en de gedocumenteerde instructies van de Aannemer.

Deze Verwerkersovereenkomst is niet van toepassing op verwerkingen waarvoor WerfSelect zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, waaronder waar toepasselijk accountbeheer, facturatie, beveiliging, fraudepreventie en de naleving van eigen wettelijke verplichtingen.

2. Onderwerp, aard en doel

WerfSelect stelt een digitaal platform ter beschikking waarmee Eigen Leads kunnen worden uitgenodigd om informatie over hun bouw-, renovatie- of ander project te verstrekken.

De verwerking kan onder meer bestaan uit verzamelen, ontvangen, registreren, structureren, opslaan, raadplegen, analyseren, samenvatten, classificeren, beschikbaar stellen aan de Aannemer, communiceren met de Eigen Lead namens de Aannemer, verwijderen en anonimiseren.

Het doel is de Aannemer te ondersteunen bij het verzamelen, structureren en beoordelen van informatie over zijn Eigen Leads en bij de voorbereiding van verdere commerciële opvolging, waaronder voorbereiding van een plaatsbezoek, gesprek of offerte en beoordeling of een project bij de activiteiten van de Aannemer past.

3. Duur

Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang WerfSelect in opdracht van de Aannemer persoonsgegevens van Eigen Leads verwerkt. Verplichtingen die naar hun aard na beëindiging moeten blijven gelden, blijven van kracht voor zover noodzakelijk.

4. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

De verwerking kan betrekking hebben op prospects, potentiële opdrachtgevers, bestaande klanten met een nieuwe aanvraag, vertegenwoordigers van potentiële zakelijke opdrachtgevers en andere personen die door de Aannemer worden uitgenodigd.

Afhankelijk van de functionaliteiten kunnen worden verwerkt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres of projectadres; type werkzaamheden, projectbeschrijving, type woning of gebouw, oppervlakte, bouwjaar, locatie, timing, voorkeuren en intakeantwoorden; foto's, plannen, documenten en andere bestanden; en noodzakelijke technische account-, sessie- en loggegevens.

5. Bijzondere categorieën

De WerfSelect-intake is niet ontworpen met het doel bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG te verzamelen.

De Aannemer zal WerfSelect niet instrueren dergelijke persoonsgegevens te verzamelen tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en passende afspraken zijn gemaakt. Ongevraagd verstrekte bijzondere gegevens worden passend behandeld en waar aangewezen verwijderd wanneer zij niet noodzakelijk zijn.

6. Gedocumenteerde instructies

WerfSelect verwerkt persoonsgegevens van Eigen Leads uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Aannemer, tenzij toepasselijk recht WerfSelect verplicht tot een andere verwerking.

Wanneer WerfSelect van oordeel is dat een instructie inbreuk maakt op de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, informeert WerfSelect de Aannemer daarover zonder onredelijke vertraging.

Het gebruik en de configuratie van de WerfSelect-dienstverlening door de Aannemer kunnen, voor zover voldoende duidelijk, gelden als gedocumenteerde instructies.

7. Exclusieve bescherming Eigen Leads

WerfSelect zal persoonsgegevens van Eigen Leads die zij als Verwerker ontvangt niet zonder gedocumenteerde instructie van de Aannemer aan andere aannemers aanbieden of verstrekken, verkopen, in een algemene commerciële leadpool opnemen, gebruiken om andere aannemers voor hetzelfde project te benaderen, gebruiken voor eigen commerciële leadgeneratie, gebruiken om commerciële aanbiedingen van andere aannemers te sturen of gebruiken voor targeted marketing op basis van projectinformatie.

Het feit dat een Eigen Lead WerfSelect gebruikt, verleent WerfSelect geen zelfstandig commercieel exploitatierecht op deze lead.

8. Doorverwijzing

Wanneer de Aannemer via de daarvoor bestemde functionaliteit uitdrukkelijk opdracht geeft een Eigen Lead door te verwijzen, mag WerfSelect de daarvoor noodzakelijke verwerking uitvoeren.

WerfSelect houdt daarbij rekening met de toepasselijke privacywetgeving en de informatie en keuzes die aan de betrokkene zijn verstrekt. Wanneer een aanvullende rechtsgrond of toestemming vereist is, wordt de overdracht pas uitgevoerd wanneer daaraan is voldaan.

9. Vertrouwelijkheid

WerfSelect waarborgt dat personen die onder haar gezag toegang hebben tot persoonsgegevens van Eigen Leads zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting tot vertrouwelijkheid zijn gebonden.

Toegang wordt beperkt tot personen voor wie toegang redelijkerwijs noodzakelijk is voor uitvoering, ondersteuning, beveiliging of beheer van de dienstverlening.

10. Beveiliging

WerfSelect neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

Daarbij wordt, voor zover passend, rekening gehouden met toegangsbeveiliging, authenticatie en autorisatie, beveiliging tijdens overdracht en opslag, logging en monitoring, bescherming tegen ongeoorloofde toegang, beschikbaarheid en herstelbaarheid, incidentprocedures en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

11. Persoonsgegevenslekken

Wanneer WerfSelect kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van Eigen Leads die zij als Verwerker verwerkt, informeert WerfSelect de Aannemer zonder onredelijke vertraging en verstrekt zij, voor zover beschikbaar, relevante informatie waarmee de Aannemer zijn verplichtingen kan beoordelen en uitvoeren.

WerfSelect werkt redelijkerwijs mee aan onderzoek, beheersing en documentatie. De Aannemer blijft als Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beoordeling van meldings- en communicatieverplichtingen, tenzij de wet anders bepaalt.

12. Rechten van betrokkenen

Wanneer WerfSelect een verzoek ontvangt van een Eigen Lead betreffende diens rechten onder de AVG voor persoonsgegevens die WerfSelect uitsluitend namens de Aannemer verwerkt, stelt WerfSelect de Aannemer daarvan in kennis voor zover passend en wettelijk toegestaan.

WerfSelect beslist daarover niet zelfstandig voor zover de Aannemer Verwerkingsverantwoordelijke is, tenzij WerfSelect wettelijk verplicht is. WerfSelect biedt, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke technische en organisatorische bijstand.

Privacyvragen en privacyonderzoeken worden behandeld door de aangestelde functionaris voor gegevensbescherming (DPO). De DPO is bereikbaar via [e-mailadres]. Deze behandeling wijzigt de wettelijke verantwoordelijkheden van WerfSelect of de Aannemer niet.

13. Bijstand

Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover WerfSelect beschikt, verleent WerfSelect redelijke bijstand bij verplichtingen inzake beveiliging, persoonsgegevenslekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, voorafgaande raadpleging en rechten van betrokkenen.

De aangestelde DPO behandelt en coördineert de privacyonderzoeken namens WerfSelect. Contact verloopt via [e-mailadres].

14. Subverwerkers

De Aannemer verleent WerfSelect algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

WerfSelect houdt een actuele lijst van relevante subverwerkers bij of maakt deze op een andere passende wijze beschikbaar en informeert over voorgenomen wezenlijke wijzigingen zodat de Aannemer overeenkomstig de AVG bezwaar kan maken wanneer daarvoor gegronde redenen inzake gegevensbescherming bestaan.

WerfSelect legt passende gegevensbeschermingsverplichtingen op aan subverwerkers en blijft tegenover de Aannemer verantwoordelijk zoals voorzien door de AVG.

15. Internationale doorgiften

WerfSelect streeft ernaar kernhosting en opslag van Eigen Leads binnen de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven of toegankelijk worden gemaakt, zorgt WerfSelect voor een rechtsgeldige doorgiftegrondslag overeenkomstig hoofdstuk V AVG en, waar vereist, passende aanvullende waarborgen.

16. AI-verwerking

Wanneer WerfSelect artificiële intelligentie of andere geautomatiseerde systemen inzet om informatie van Eigen Leads te analyseren, structureren of samenvatten, gebeurt dit uitsluitend voor de overeengekomen dienstverlening en overeenkomstig deze Verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens en projectinformatie van Eigen Leads worden niet door WerfSelect gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen van WerfSelect.

Wanneer externe AI-dienstverleners persoonsgegevens verwerken als subverwerker, vallen zij onder de bepalingen inzake subverwerkers en internationale doorgiften.

17. Bewaring

Persoonsgegevens van Eigen Leads worden niet langer als Verwerker bewaard dan noodzakelijk voor de dienstverlening of overeenkomstig de gedocumenteerde instructies van de Aannemer, behoudens een wettelijke verplichting om gegevens langer te bewaren.

Een Eigen Lead die de intake volledig heeft afgerond en het dossier heeft gedeeld, wordt 12 maanden vanaf deze afronding bewaard. Voor een Eigen Lead die de intake niet afrondt, bedraagt de bewaartermijn 31 dagen vanaf aanmaak. Daarna worden de intakegegevens, projectbestanden en eventueel binnen WerfSelect bewaarde doorverwijzingskopieën verwijderd. Het verlopen, vernieuwen of intrekken van de uitnodigingslink wijzigt deze termijnen niet. Gegevens die WerfSelect voor een afzonderlijke wettelijke verplichting moet bewaren, vallen niet onder het Eigen Lead-dossier en worden niet voor commerciële exploitatie gebruikt.

18. Einde van de dienstverlening

Na beëindiging van de relevante dienstverlening zal WerfSelect, overeenkomstig toepasselijke afspraken en instructies, persoonsgegevens die zij uitsluitend als Verwerker verwerkt verwijderen of aan de Aannemer ter beschikking stellen en bestaande kopieën verwijderen, tenzij toepasselijk recht verdere bewaring vereist.

Technische back-ups kunnen gedurende een beperkte beveiligde retentieperiode blijven bestaan wanneer onmiddellijke individuele verwijdering technisch niet redelijkerwijs mogelijk is, mits zij gedurende die periode niet voor andere doeleinden worden gebruikt en daarna volgens de normale retentiecyclus worden verwijderd.

De Aannemer kan gedurende de bewaartermijn een export aanvragen van de voor zijn onderneming beschikbare dossiergegevens. Niet-gedeelde intake-inhoud van de prospect wordt niet aan de Aannemer verstrekt. Een exportaanvraag verlengt de bewaartermijn niet automatisch.

19. Informatie en audits

WerfSelect stelt informatie ter beschikking die redelijkerwijs noodzakelijk is om aan te tonen dat zij haar verplichtingen als Verwerker overeenkomstig artikel 28 AVG naleeft.

WerfSelect verleent redelijke medewerking aan noodzakelijke en proportionele controles of audits, rekening houdend met de beveiliging en vertrouwelijkheid van andere klanten en systemen. Waar onafhankelijke audit-, certificerings- of vergelijkbare documentatie voldoende informatie biedt, kan deze in eerste instantie worden gebruikt.

20. Verplichtingen van de Aannemer

De Aannemer staat ervoor in dat hij voor de verwerking van persoonsgegevens van zijn Eigen Leads over een geldige rechtsgrond beschikt en betrokkenen op passende wijze informeert.

De Aannemer is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn instructies, de doeleinden waarvoor Eigen Leads worden uitgenodigd, de informatie die hij via WerfSelect laat verzamelen, zijn verdere gebruik van de persoonsgegevens, zijn communicatie met de Eigen Lead en zijn verplichtingen als Verwerkingsverantwoordelijke.

21. Rangorde en aansprakelijkheid

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de contractuele relatie. Bij tegenstrijdigheid met de Algemene Voorwaarden heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang voor zover het specifiek gaat over verwerking door WerfSelect als Verwerker.

De aansprakelijkheid van Partijen wordt beheerst door toepasselijke wetgeving en, voor zover rechtsgeldig, de aansprakelijkheidsbepalingen van de hoofdovereenkomst. Niets beperkt rechten van betrokkenen of bevoegdheden van toezichthoudende autoriteiten die op grond van dwingend recht niet kunnen worden beperkt.

22. Toepasselijk recht

Op deze Verwerkersovereenkomst is Belgisch recht van toepassing. Voor geschillen geldt de geschillenregeling van de Algemene Voorwaarden van WerfSelect.

Bijlage 1 - Overzicht verwerking

Verwerkingsverantwoordelijke: De Aannemer.

Verwerker: WerfSelect / SLEPRAC BV.

Betrokkenen: Eigen Leads, prospects, potentiële opdrachtgevers, bestaande klanten met een nieuwe aanvraag en relevante contactpersonen.

Doel: Digitale intake, kwalificatie en structurering van projectaanvragen en ondersteuning van de Aannemer bij commerciële opvolging.

Persoonsgegevens: Identificatie- en contactgegevens, projectgegevens, adresgegevens, foto's, documenten, intakeantwoorden en relevante technische gegevens.

Bijzondere categorieën: Niet beoogd.

Duur: 12 maanden vanaf afronding en delen van een volledige Eigen Lead-intake; 31 dagen vanaf aanmaak voor een onvoltooide intake. Zie artikel 17 voor verwijdering en eventuele afzonderlijke wettelijke bewaarplichten.

Verwerkingen: Verzamelen, vastleggen, structureren, opslaan, raadplegen, analyseren, samenvatten, beschikbaar stellen, communiceren, verwijderen en anonimiseren.

Bijlage 2 - Subverwerkers

WerfSelect houdt een actuele lijst bij van de voor Eigen Leads gebruikte subverwerkers. Neem OpenAI op wanneer OpenAI daadwerkelijk Eigen Lead-data verwerkt. Vul daarnaast uitsluitend daadwerkelijk gebruikte hosting-, opslag-, e-mail- of andere subverwerkers in.

Bijlage 3 - Technische en organisatorische maatregelen

WerfSelect documenteert en actualiseert de toepasselijke technische en organisatorische maatregelen. Deze omvatten, afhankelijk van de technische architectuur, onder meer toegangsbeheer, authenticatie, autorisatie, encryptie tijdens transport, beveiligde opslag, logging, back-ups, incidentmanagement, kwetsbaarhedenbeheer, productiebeveiliging, beheer van medewerkersrechten en periodieke evaluatie.