Privacyverklaring WerfSelect voor particulieren
1. Over deze privacyverklaring
WerfSelect is een platform waarmee aannemers aanvragen van particulieren ontvangen en opvolgen. Deze privacyverklaring is voor jou als particulier of andere aanvrager. Ze geldt wanneer je via WerfSelect contact opneemt met een aannemer of je project aan een aannemer bezorgt.
Dat gebeurt in een van deze situaties: je verstuurt het contactformulier op de website van een aannemer; je start een projectintake via het formulier op de website van een aannemer; je opent een persoonlijke uitnodiging die een aannemer je stuurde, bijvoorbeeld via een link of QR-code; of je bevestigt dat je dossier naar een andere aannemer mag worden doorverwezen.
Voor aannemers en hun medewerkers geldt het Privacybeleid WerfSelect. Als je je aanvraag via RenovatiePrijsCheck indient, geldt voor dat deel het privacybeleid van RenovatiePrijsCheck.
2. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens
De aannemer bij wie je je bericht of project indient, is verwerkingsverantwoordelijke voor je aanvraag. Die aannemer bepaalt waarom en hoe hij je aanvraag behandelt en opvolgt. Je vindt zijn gegevens op zijn website, in de bevestigingsmail en op het formulier. Vaak verwijst het formulier ook naar de eigen privacyverklaring van de aannemer.
WerfSelect wordt aangeboden door SLEPRAC BV, Elisabethlaan 254, 8400 Oostende, België, ondernemingsnummer 1003.544.875. SLEPRAC BV verwerkt je aanvraag als verwerker: uitsluitend in opdracht van die aannemer en volgens de Verwerkersovereenkomst Eigen Leads. Wij gebruiken je aanvraag niet voor eigen doeleinden.
Voor enkele verwerkingen is SLEPRAC BV zelf verantwoordelijk: de beveiliging van het platform en het tegengaan van misbruik, technische logs van onze dienstverleners, de behandeling van privacyverzoeken die bij ons binnenkomen en het naleven van onze eigen wettelijke verplichtingen.
De aangestelde functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van SLEPRAC BV behandelt privacyvragen. Je kunt de DPO schriftelijk bereiken via SLEPRAC BV, ter attentie van de DPO, Elisabethlaan 254, 8400 Oostende, België. Het elektronische contactadres wordt toegevoegd zodra het beschikbaar is.
3. Welke gegevens worden verwerkt
Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van wat je invult en welke stappen je zet. Je naam en e-mailadres zijn nodig om je aanvraag te bezorgen en te beantwoorden. Andere velden zijn optioneel of vul je zelf in.
Vermeld geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over je gezondheid, je rijksregisternummer of een kopie van je identiteitskaart. Ze zijn voor een renovatieaanvraag niet nodig. Vermijd ook herkenbare personen op foto’s.
| Situatie | Gegevens |
|---|---|
| Contactformulier op de website van een aannemer | Naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat invult, je bericht, de pagina van de website waarop je het formulier gebruikte, het tijdstip en of je je e-mailadres bevestigde. |
| Projectintake via de website of een persoonlijke uitnodiging | Naam, e-mailadres, je korte omschrijving, je antwoorden in de intake, de projectlocatie die je opgeeft, de foto’s en bestanden die je toevoegt, het dossier dat daaruit wordt opgemaakt en de status en tijdstippen van starten, afronden en delen. |
| Bevestigingsmail | Je e-mailadres, het tijdstip van verzending en of je je adres bevestigde. Van de bevestigingslink bewaren we alleen een onleesbare controlewaarde. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | IP-adres, datum en tijd, browsergegevens en technische foutinformatie bij onze dienstverleners. Voor het beperken van het aantal aanvragen gebruiken we een onleesbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres en e-mailadres. |
4. Waarvoor je gegevens worden gebruikt en op welke grondslag
Voor de verwerkingen die WerfSelect in opdracht van de aannemer uitvoert, bepaalt de aannemer de grondslag. Meestal is dat het nemen van stappen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten, zoals je vraag beantwoorden, een plaatsbezoek plannen of een offerte voorbereiden. De tabel hieronder vat samen wie waarvoor verantwoordelijk is.
| Doel | Verantwoordelijke en grondslag |
|---|---|
| Je bericht of aanvraag bezorgen aan de aannemer en hem melden dat ze is binnengekomen | De aannemer, op basis van je verzoek om contact of een offerte (stappen vóór een overeenkomst). WerfSelect voert dit uit als verwerker. |
| Je projectintake begeleiden en er een overzichtelijk dossier van maken, ook met AI | De aannemer, op basis van je verzoek. WerfSelect voert dit uit als verwerker. |
| Je dossier delen met de aannemer | De aannemer. Het dossier wordt pas gedeeld nadat jij het hebt nagekeken en uitdrukkelijk toestemming geeft via het vakje bij het delen. |
| Je dossier doorverwijzen naar een andere aannemer | Alleen als de aannemer dat vraagt én jij het voor die specifieke onderneming bevestigt. Zonder jouw bevestiging krijgt geen andere onderneming je gegevens. |
| Een ontvangstbevestiging sturen en je e-mailadres laten bevestigen | De aannemer, zodat hij weet dat hij je op het juiste adres kan antwoorden. WerfSelect voert dit uit als verwerker. |
| Het platform beveiligen en misbruik zoals spam of geautomatiseerde aanvragen tegengaan | SLEPRAC BV, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst. We beperken dit tot wat daarvoor nodig is. |
| Privacyverzoeken behandelen en wettelijke verplichtingen naleven | SLEPRAC BV, op basis van de toepasselijke wettelijke verplichting. |
5. Wie je gegevens te zien krijgt
De aannemer ontvangt je contactbericht meteen, in zijn WerfSelect-omgeving en per e-mail. Bij een projectintake ontvangt hij meteen je naam, e-mailadres en korte omschrijving. Het volledige dossier met je foto’s krijgt hij pas wanneer jij het deelt. Je gesprek tijdens de intake blijft privé en wordt niet gedeeld.
Je aanvraag gaat alleen naar de aannemer die je koos. WerfSelect stelt je aanvraag niet voor aan andere aannemers, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame of aanbiedingen. Dat blijft zo, ook als de aannemer je aanvraag niet opvolgt.
Medewerkers en beheerders van WerfSelect hebben alleen toegang wanneer hun taak dat vereist, zoals bij een technisch probleem of een privacyverzoek. Onze dienstverleners vind je onder punt 7.
Wat de aannemer na ontvangst met je gegevens doet, valt onder zijn eigen verantwoordelijkheid. Een melding in zijn mailbox of een export van je dossier bewaart hij volgens zijn eigen beleid.
6. AI bij je projectintake
Tijdens de projectintake helpt AI om je antwoorden te begrijpen, werkzaamheden te herkennen en een overzichtelijk dossier op te maken. Daarvoor kunnen je omschrijving, je antwoorden, de opgegeven locatie en de foto’s die je toevoegt aan OpenAI worden doorgegeven. Een contactbericht wordt niet door AI geanalyseerd.
De uitkomst is een voorstel. Je ziet het dossier eerst zelf en kunt het nakijken voordat je het deelt. AI neemt geen beslissingen over jou: de aannemer beslist zelf of en hoe hij je aanvraag opvolgt.
WerfSelect gebruikt je gegevens niet om eigen AI-modellen te trainen. Volgens OpenAI worden gegevens die via de API binnenkomen standaard niet voor modeltraining gebruikt. Wij vragen geen blijvende opslag van de antwoorden aan. Dat is geen garantie dat niets wordt bewaard: OpenAI kan veiligheids- en misbruiklogs tot 30 dagen bewaren, met uitzonderingen voor wettelijke verplichtingen of veiligheid.
7. Dienstverleners en verwerking buiten de EER
Voor WerfSelect gebruiken we de dienstverleners hieronder. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun dienst.
Niet alle gebruikte infrastructuur bevindt zich in de Europese Economische Ruimte (EER). De database draait in de Supabase-regio eu-west-2, in het Verenigd Koninkrijk. Internationale dienstverleners kunnen ook buiten de EER verwerken of ondersteuning bieden. Hun voorwaarden beschrijven de doorgifteregelingen, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. Je kunt de DPO vragen welke waarborg voor jouw gegevens geldt en hoe je er een kopie van krijgt.
- Gegevensbescherming en doorgifte bij Supabase
- Gegevensbescherming en doorgifte bij Vercel
- Doorgiftebepalingen OpenAI
- Privacyinformatie Resend
| Dienstverlener | Dienst |
|---|---|
| Supabase | Database, beveiligde opslag van je dossier en foto’s, en serverfuncties. |
| Vercel | Hosting van de website en verwerking van webverzoeken, ook voor de formulieren op de website van de aannemer. |
| OpenAI | AI-analyse van je intakeantwoorden, omschrijving en foto’s. |
| Resend | Verzending van de ontvangstbevestiging aan jou en de melding aan de aannemer. |
| Google Fonts | Lettertypen op de intakepagina’s van werfselect.be. Je browser vraagt die rechtstreeks op bij Google, die daarbij onder meer je IP-adres en browsergegevens ontvangt. Het formulier op de website van de aannemer laadt geen lettertypen van Google. |
| Cloudflare | Hosting van een afzonderlijke variant van de toepassing. |
8. Cookies en opslag in je browser
Het formulier op de website van de aannemer plaatst geen cookies en leest er geen. De website van de aannemer zelf kan wel cookies gebruiken; daarvoor geldt het beleid van de aannemer.
Start je een projectintake, dan opent die op werfselect.be. Daar onthoudt een noodzakelijke cookie welke persoonlijke uitnodiging je opende, maximaal 30 dagen. Nog niet verstuurde tekst kan tijdelijk in je tabblad worden bewaard. WerfSelect gebruikt geen analytische of advertentiecookies. Alle details staan in het Cookiebeleid WerfSelect.
9. Hoe lang je gegevens bewaard worden
Na de termijnen hieronder verwijdert WerfSelect je gegevens automatisch. Een nieuwe link of het uitblijven van een antwoord van de aannemer verlengt die termijnen niet. Technische back-ups en logs van dienstverleners volgen hun eigen korte herstel- of beveiligingscyclus. Gegevens die de aannemer buiten WerfSelect bewaart, zoals de melding in zijn mailbox, vallen onder zijn eigen bewaarbeleid.
| Gegevens | Bewaring bij WerfSelect |
|---|---|
| Contactbericht | 12 maanden na ontvangst. |
| Projectintake die niet werd afgerond en gedeeld | 31 dagen na het starten. |
| Afgerond en gedeeld projectdossier, met foto’s | 12 kalendermaanden na het delen. |
| Gegevens over de bevestigingsmail | Zolang het bijbehorende bericht of de intake bestaat. De bevestigingslink zelf werkt 30 dagen. Verzendgegevens van mails worden na 90 dagen verwijderd. |
| Gehashte tellers tegen misbruik | Tot het einde van de telperiode, maximaal één uur. Daarna blijft alleen een dagtotaal zonder herleidbare gegevens over. |
10. Je rechten
Volgens de AVG kun je vragen om inzage in je gegevens en om ze te verbeteren, te wissen, de verwerking te beperken of ze over te dragen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Heb je toestemming gegeven om je dossier te delen, dan kun je die voor de toekomst intrekken. Wat de aannemer al ontving, blijft dan onder zijn verantwoordelijkheid.
Richt je verzoek bij voorkeur aan de aannemer, want hij is verantwoordelijk voor je aanvraag. Je kunt ook schrijven aan de DPO van SLEPRAC BV via het adres onder punt 2. Vermeld bij welke aannemer en ongeveer wanneer je je aanvraag indiende, en hoe we je kunnen antwoorden. Wij bezorgen je verzoek aan de aannemer en helpen hem het af te handelen. Voor de verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, antwoorden we je rechtstreeks.
We vragen alleen extra identificatie als dat nodig is om te voorkomen dat je gegevens bij iemand anders terechtkomen. We antwoorden in principe binnen één maand. Bij een complex verzoek kan dat met maximaal twee maanden worden verlengd; dan laten we je dat binnen de eerste maand weten.
Ontving je een bevestigingsmail terwijl jij niets hebt ingevuld? Dan mag je die negeren. Je e-mailadres blijft dan als niet bevestigd gemarkeerd en wordt volgens de termijnen hierboven verwijderd.
11. Klachten
Heb je een vraag of klacht, neem dan eerst contact op met de aannemer of met onze DPO. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, of bij een andere bevoegde toezichthouder.
12. Beveiliging en wijzigingen
Je aanvraag is alleen zichtbaar voor de aannemer die je koos. We gebruiken beveiligde verbindingen, schermen je dossier en foto’s af en beperken het aantal aanvragen om misbruik tegen te gaan. Je persoonlijke link naar de intake werkt als sleutel tot je dossier: deel die link niet met anderen.
Als de verwerking wezenlijk verandert, passen we deze privacyverklaring aan. De versie en de ingangsdatum staan bovenaan deze pagina.